第五章 檔案和信息管理
第三十四條 獎勵扶助檔案和信息管理的基本原則是：
（一）真實準(zhǔn)確。獎勵扶助檔案和信息內(nèi)容做到與實際情況相符。確保各類資料的真實性、準(zhǔn)確性。
（二）及時完備。獎勵扶助檔案和信息資料應(yīng)及時進行收集、整理、歸類、建檔、錄入、反饋，確保各類資料完整全面。
（三）統(tǒng)一規(guī)范。省級人口計生部門制定獎勵扶助檔案管理和信息錄入、反饋的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確定分類分級管理權(quán)限和范圍，確保各類資料的規(guī)范性。
（四）便捷有效。各類獎勵扶助檔案和信息資料要簡易明了，方便查詢，提高利用率。
第三十五條 獎勵扶助對象檔案管理主要內(nèi)容和基本要求是：
(一)主要內(nèi)容
1、獎勵扶助對象個人檔案，指經(jīng)縣鄉(xiāng)人口計生部門確認的獎勵扶助對象的有關(guān)信息資料。主要包括：（1）個人申請書；（2）申報表；（3）身份證和婚姻證明、戶口簿復(fù)印件；（4）村級審議表、群眾座談記錄材料；（5）新增對象見面調(diào)查表；（6）領(lǐng)取獎勵扶助金存折通知單送達回執(zhí)；（7）年審表；（8）其它相關(guān)證明材料。
2、獎勵扶助工作檔案，指記錄獎勵扶助工作過程的各類資料。主要包括：（1）相關(guān)文件、工作計劃和總結(jié)評估報告等；（2）各類表格；（3）年度獎勵扶助對象名單紙質(zhì)表格和電子文檔；（4）影像資料；（5）其它相關(guān)材料。
（二）管理程序
1、檔案收集2、立卷分類3、立卷組合4、立卷編目5、檔案歸檔6、檔案保管
（三）基本要求
1、專人負責(zé)，專柜存放，集中管理?？h、鄉(xiāng)級人口計生部門要指定專人負責(zé)獎勵扶助檔案管理工作，配備專門的檔案柜，集中保存、管理獎勵扶助檔案資料。村級由村計劃生育專干（管理員）負責(zé)管理。
2、分級分類歸檔。
（1）分類建檔。按照檔案資料性質(zhì)，分獎勵扶助對象個人檔案和獎勵扶助工作檔案兩類進行歸檔。其中，獎勵扶助對象個人檔案以個人為單位，按一人一卷建檔；獎勵扶助工作檔案以年度為單位，按一年一卷建檔。
（2）分級歸檔。獎勵扶助對象信息資料個人檔案由縣級人口計生部門負責(zé)歸檔，鄉(xiāng)級人口計生部門為方便工作也可建立對象個人輔助檔案；獎勵扶助工作檔案由各級人口計生部門分別負責(zé)本級的獎勵扶助工作資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
3、檔案裝訂整齊有序，方便查詢。按照檔案管理要求編制檔案索引目錄。獎勵扶助對象個人檔案卷內(nèi)材料的排列，按目錄、申請申報確認材料、戶籍材料、婚姻、生育材料等順序排列，形成確認對象的完整卷宗；獎勵扶助工作檔案卷內(nèi)材料，按目錄所定順序整理排列。
4、獎勵扶助對象個人檔案卷內(nèi)材料的目錄填寫、案卷裝訂、借閱、查詢等按《檔案管理條例》有關(guān)規(guī)定進行。獎勵扶助對象個人檔案為永久卷。
5、獎勵扶助對象個人檔案的整理歸檔，從每年度獎勵扶助金發(fā)放后開始，當(dāng)年10月底之前完成；獎勵扶助工作檔案的整理歸檔，每年元月份開始對上年度檔案進行收集、整理，2月底之前完成。
第三十六條 獎勵扶助信息管理的主要內(nèi)容和基本要求是：
（一）基本內(nèi)容
1、基本信息內(nèi)容及其來源
獎勵扶助信息分為三類：獎勵扶助對象信息、獎勵扶助資金信息、獎勵扶助工作信息。
（1）獎勵扶助對象信息：
①獎勵扶助對象個案信息
②獎勵扶助對象匯總信息
信息來源：人口計生部門按照獎勵扶助對象條件和確認程序自下而上登記、上報。
（2）獎勵扶助資金信息：
①獎勵扶助資金預(yù)算信息
信息來源：財政部門根據(jù)獎勵扶助對象人數(shù)、獎勵扶助標(biāo)準(zhǔn)、各級財政負擔(dān)比例等計算（計算過程由信息系統(tǒng)完成）。
②獎勵扶助預(yù)算資金撥付信息
信息來源：財政部門將預(yù)算資金撥付代理發(fā)放機構(gòu)后，提供預(yù)算資金撥付信息。
③獎勵扶助個人賬戶建立及資金到位信息
信息來源：代理發(fā)放機構(gòu)。
④獎勵扶助資金實際發(fā)放總量（含結(jié)存情況）
信息來源：代理發(fā)放機構(gòu)。
（3）獎勵扶助工作信息：
各地出臺的各種政策文件、管理規(guī)范、工作動態(tài)等。
（二）信息管理
（1）獎勵扶助對象信息管理：人口計生部門負責(zé)建立獎勵扶助對象個案信息檔案，做好獎勵扶助對象登記、上報、審批、變更等工作，獎勵扶助對象信息管理實行年審制。
（2）獎勵扶助資金信息管理：建立獎勵扶助目標(biāo)人群和資金需求預(yù)測預(yù)報制度，按要求向財政部門提供下年度目標(biāo)人群匯總信息和資金需求計劃，對獎勵扶助專項資金實行跟蹤管理。
（3）獎勵扶助監(jiān)控管理：包含獎勵扶助情況抽樣調(diào)查、獎勵扶助情況反饋、獎勵扶助工作綜合調(diào)控、動態(tài)監(jiān)控管理和信息舉報管理。
（4）獎勵扶助工作管理：主要包括獎勵扶助工作信息交流，獎勵扶助信息統(tǒng)計分析等內(nèi)容。
（三）管理程序
1、主要信息流程
（1）人口計生部門按規(guī)定確認本年度的獎勵扶助對象，并將本年度獎勵扶助對象匯總信息和個案信息報送財政部門和代理發(fā)放機構(gòu)。
（2）財政部門按照獎勵扶助對象目標(biāo)人群、獎勵扶助標(biāo)準(zhǔn)及各級財政負擔(dān)比例，編制下達經(jīng)費預(yù)算，并將預(yù)算資金撥付代理發(fā)放機構(gòu)，同時將預(yù)算資金撥付情況通報人口計生部門。
（3）代理發(fā)放機構(gòu)根據(jù)人口計生部門提供的獎勵扶助對象名單建立獎勵扶助對象個人賬戶，并將獎勵扶助金及時足額劃轉(zhuǎn)到獎勵扶助對象個人賬戶，同時將建立個人賬戶和資金劃撥情況反饋財政和人口計生部門。
2、個案信息登記與變更
（1）獎勵扶助對象個案信息登記在完成以下程序后進行：
①符合獎勵扶助條件的對象向村（居）委會登記、申報，填寫《全國農(nóng)村計劃生育家庭獎勵扶助對象申報表》；
②村級初審并張榜公示，簽署評議意見；
③鄉(xiāng)級審核并張榜公示，簽署審議意見；
④縣級審批并張榜公布，簽署審批意見。
（2）信息上報程序與時限。村（居）委會、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）和縣級人口計生部門均應(yīng)簽署審核意見，并由主要負責(zé)人簽字并加蓋單位公章。縣級人口計生部門實施獎勵扶助對象資格確認的最后時限為每年5月底。新增的符合獎勵扶助條件的對象因故未納入的，原則上納入下一年度的獎勵扶助對象確認程序。
（3）手工信息報告和流轉(zhuǎn)制度?！度珖r(nóng)村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》一式三份，由符合獎勵扶助條件的對象填報后，分別報經(jīng)村（居）委會、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）和縣級人口計生部門審核。最終確認的獎勵扶助對象，由縣級人口計生部門將《全國農(nóng)村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》的兩聯(lián)分別反饋給鄉(xiāng)、村兩級保存、歸檔、管理。另一聯(lián)由縣級人口計生部門留存?！度珖r(nóng)村部分計劃生育家庭獎勵扶助對象個人申報表》應(yīng)長期保存。
（4）獎勵扶助對象實行年審制度。村、鄉(xiāng)兩級要加強對年度獎勵扶助對象個人信息檔案的動態(tài)管理，及時掌握個案信息變更情況。并認真落實年審及退出對象的張榜公示制度。對隱瞞不報或上報不及時而造成冒領(lǐng)、多領(lǐng)獎勵扶助資金的，依有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定進行追繳，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
3、信息錄入與傳輸
縣級人口計生部門根據(jù)已確認的獎勵扶助對象，負責(zé)將獎勵扶助對象個人申報表的有關(guān)信息錄入獎勵扶助管理信息系統(tǒng)，在上報地（市）和省級人口計生部門同時直報國家人口計生委。
4、信息處理與應(yīng)用
（1）人口計生部門、代理發(fā)放機構(gòu)要建立獎勵扶助信息管理制度，并確定專人具體負責(zé)信息工作，按規(guī)定及時錄入、變更、處理、傳輸有關(guān)信息。
（2）加強信息資源的開發(fā)利用，為獎勵扶助決策、管理、評估提供必要的信息。如：
①匯總分析獎勵扶助對象和獎勵扶助資金的有關(guān)情況，推算獎勵扶助對象數(shù)量變動情況及獎勵扶助資金需求情況，為進一步分析、把握、調(diào)整獎勵扶助制度的運行情況，提供數(shù)據(jù)支持。
②提供預(yù)算決算、資金發(fā)放、檢查監(jiān)督所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
③財政、人口計生部門、代理發(fā)放機構(gòu)及時掌握工作動態(tài)，有針對性地開展工作。 ④為獎勵扶助制度綜合評估提供基礎(chǔ)信息。
5、信息安全
⑴建立信息處理、利用、發(fā)布制度以及安全管理制度和監(jiān)督機制，明確使用權(quán)限和安全責(zé)任。
⑵將各種手工記錄等原始資料保存入檔，由專人妥善保管。
⑶做到專機專用。不得使用盜版軟件。
⑷定期對獎勵扶助對象個案信息庫中的信息開展全面核查和校驗，確保個案信息庫的完整、準(zhǔn)確。
⑸定期進行信息備份，形成安全可靠的備份信息資源。妥善保管賬號和密碼，不得越權(quán)獲取或處理信息，不得擅自對外提供內(nèi)部信息。
⑹定期進行系統(tǒng)軟件、硬件維護，做好維護記錄。建立故障、病毒防范應(yīng)急處理機制。
（四）基本要求
⑴資源共享。信息的采集應(yīng)使用各部門現(xiàn)有的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，建立協(xié)調(diào)、規(guī)范、有效的信息交流與共享機制，實現(xiàn)相關(guān)部門與機構(gòu)之間以及人口計生各職能部門之間的信息流轉(zhuǎn)。
⑵保障安全。定期開展信息安全風(fēng)險評估，建立信息安全應(yīng)急處理工作機制。
⑶統(tǒng)一規(guī)范，優(yōu)先建立信息收集、信息公示、信息采集、信息登記、信息核查、信息上報、信息交流、信息變更、信息處理、信息管理、信息應(yīng)用、信息安全、質(zhì)量控制等方面的規(guī)范制度。
⑷因地制宜。各地可根據(jù)本地的工作實際，在國家信息管理的大框架下自行確定本地的信息管理體系。
