推進社會保險經(jīng)辦管理規(guī)范化的重要舉措——人社部社保中心就制定發(fā)布《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》答記者問
為了規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，充分發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案在服務(wù)民生、保障權(quán)益方面的重要基礎(chǔ)作用，今年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局聯(lián)合制定頒布了 《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 （試行）》 （以下簡稱 《規(guī)定》）。近日，記者就 《規(guī)定》頒布實施的有關(guān)問題采訪了人社部社保中心負責(zé)人。
記者：請您簡要介紹一下《規(guī)定》制定發(fā)布的有關(guān)背景。
中心負責(zé)人：社會保險業(yè)務(wù)檔案，是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。
隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展和社會保險覆蓋面不斷擴大，社會保險業(yè)務(wù)檔案資料不斷增加，特別是建立覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保障體系目標(biāo)的提出，社會保險將基本覆蓋全體人群，由此產(chǎn)生的社會保險業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)量將更加龐大；再者，社會保障制度的不斷建立和完善，也對社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)提出了新的要求，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理顯得十分迫切。
近年來，各地積極探索社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的路徑和方法，上海、天津、廣東等地制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定或細則，對于加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理發(fā)揮了積極作用。但從全國范圍來看，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理還不夠規(guī)范和統(tǒng)一。一是法律法規(guī)缺位。目前國家還沒有制定全國性的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，各地在業(yè)務(wù)檔案管理方面無法可依，在很大程度上影響到社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。二是管理不夠規(guī)范。目前多數(shù)省份尚未制定統(tǒng)一的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法，各地市在管理上政出多門。部分省份雖然制定了檔案管理辦法，但省際之間規(guī)定也不盡相同，給下一步統(tǒng)一管理帶來障礙。三是管理基礎(chǔ)薄弱。許多地方尚未設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，沒有配備專門的檔案管理人員，場地、經(jīng)費得不到落實，不但制約和影響了社會保險經(jīng)辦管理 “規(guī)范化、信息化、專業(yè)化”建設(shè)，也不符合為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的要求。
根據(jù)原勞動和社會保障部統(tǒng)一安排，我們會同國家檔案局從2006年起開始調(diào)研和起草 《規(guī)定》草案。經(jīng)過兩年多的反復(fù)研究論證和修改完善，《規(guī)定》于今年7月23日頒布，9月1日起正式實施。
記者：制定頒布 《規(guī)定》有什么意義和作用？
中心負責(zé)人： 《規(guī)定》的頒布實施彌補了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方面的法規(guī)和制度空白，為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，確保社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全完整和合理有效利用提供了重要的法律依據(jù)。其作用主要體現(xiàn)在以下三個方面：
一是對廣大參保人員來說， 《規(guī)定》的頒布實施為更好地落實和保障參保對象的合法權(quán)益奠定了堅實的基礎(chǔ)。社會保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件?！兑?guī)定》從切實維護參保對象合法權(quán)益出發(fā)，就社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理職責(zé)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等方面都作出了明確規(guī)定，對確保各類民生檔案的安全、完整，更好地保存、保管參保對象的各類權(quán)益記錄，切實維護和實現(xiàn)他們的各項社會保險權(quán)益將發(fā)揮十分重要的作用。
二是對各級經(jīng)辦機構(gòu)而言， 《規(guī)定》的頒布實施為加快推進社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化注入了新的動力。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理貫穿于社會保險登記、征繳、統(tǒng)計、待遇核發(fā)、稽核和社會化服務(wù)等經(jīng)辦業(yè)務(wù)的全程，與社會保險各項經(jīng)辦業(yè)務(wù)既緊密關(guān)聯(lián)又相輔相成，是正確處理各項具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)、支持經(jīng)辦工作順利進行的重要基礎(chǔ),在整個社保工作中具有非常重要的地位。加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理其實質(zhì)就是推進社保經(jīng)辦機構(gòu)進行科學(xué)管理、提高工作效率的過程。因此，依法加強和規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平的有效途徑。
三是從社會保險制度運行的角度看，《規(guī)定》的頒布實施為推動和實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展提供了可靠的支撐。實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，既要不斷建立和完善相關(guān)制度，也需要不斷打牢確保制度健康運行的各項基礎(chǔ)工作。而社會保險業(yè)務(wù)檔案管理就是支撐社會保險制度健康運行的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作。我國的社會保險制度從局部試點到全面推開，已經(jīng)走過了20多年的歷程，各地已經(jīng)積累了大量的業(yè)務(wù)檔案資料，但在《規(guī)定》頒布之前，國家還沒有制定全國性的社會保險檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)定。法律的缺位使各地在業(yè)務(wù)檔案管理無法可依，在一定程度上已經(jīng)威脅到社會保險事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展?！兑?guī)定》的頒布實施必將有力推動社會保險業(yè)務(wù)檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，為實現(xiàn)社會保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障和支撐。
記者： 《規(guī)定》主要對哪些問題作出了明確的規(guī)范？
中心負責(zé)人：《規(guī)定》共16條，主要明確了制定《規(guī)定》的依據(jù)和適用范圍，社會保險業(yè)務(wù)檔案的概念及其管理職責(zé)、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限以及利用、鑒定、銷毀、移交和法律責(zé)任等內(nèi)容。重點包括以下幾個方面：
一是明確了社會保險業(yè)務(wù)檔案的范圍。 《規(guī)定》明確：社會保險業(yè)務(wù)檔案主要是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史紀錄。
二是明確了社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理主體。按照 《規(guī)定》有關(guān)要求，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)是社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的法律主體，應(yīng)當(dāng)認真履行 《規(guī)定》賦予的職責(zé)。受人力資源社會保障行政部門的領(lǐng)導(dǎo)和委托，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)要積極進行與社會保險業(yè)務(wù)檔案管理有關(guān)的業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查和調(diào)查工作。
三是確定了社會保險業(yè)務(wù)檔案的分類方法。本著既方便歸檔整理，又方便檢索利用的原則，明確了采用 “年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或 “年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”分類的方法。這樣既符合社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的特點和規(guī)律，也兼顧多數(shù)省份業(yè)務(wù)檔案管理的實際做法，并給地方留有一定的選擇空間。同時 《規(guī)定》中明確，在全省范圍內(nèi)分類方法必須統(tǒng)一，主要是考慮檔案管理要為推進省級統(tǒng)籌創(chuàng)造條件，同時也便于國家對此項工作開展檢查和考評。
四是制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限。根據(jù)國家檔案局 《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，考慮到社會保險業(yè)務(wù) “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的總體要求，同時區(qū)分不同業(yè)務(wù)檔案的保存價值及管理需要，除少量檔案須永久保存外，定期保存檔案確定了10年、30年、50年、100年四個檔次。同時也規(guī)定，有的檔案資料到達保存期后，如果經(jīng)鑒定發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)重新確定保管期限。
五是明確了違反 《規(guī)定》的法律責(zé)任。 《規(guī)定》明確了五種違規(guī)行為，以及社會保險經(jīng)辦機構(gòu)及其工作人員有違規(guī)行為時，應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)行政責(zé)任和賠償責(zé)任。
記者：一般的檔案保管年限大都是10年、30年和50年，為什么社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限增加了100年的檔次？
中心負責(zé)人：這是 《規(guī)定》的一個亮點，體現(xiàn)了社會保險業(yè)務(wù)檔案作為重要的民生檔案，區(qū)別其它業(yè)務(wù)檔案的一個重要特征。社會保險業(yè)務(wù)檔案涉及參保對象的基本情況和參保繳費等信息，關(guān)系著參保對象能否依法享受社會保險待遇等切身利益，因此有些信息和檔案材料必須要確保伴隨和服務(wù)參保對象的一生，有的甚至需要更長一點的時間。因此， 《規(guī)定》增加了100年的定期保管年限；同時也明確列出了需要保管100年的檔案資料范圍。
記者：對下一步推動 《規(guī)定》的貫徹落實你們有什么具體打算？
中心負責(zé)人：貫徹《規(guī)定》，我們準(zhǔn)備分兩個階段開展工作：今年年底前重點抓《規(guī)定》的學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹落實；從明年開始，組織開展系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理達標(biāo)活動，準(zhǔn)備用3年左右的時間，爭取絕大多數(shù)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)基本實現(xiàn)“落實制度措施、落實場地設(shè)施、落實專業(yè)人員、落實經(jīng)費保障”，業(yè)務(wù)管理達到國家或省相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)要求。近期擬指導(dǎo)各級經(jīng)辦機構(gòu)重點做好以下幾個方面的工作：
一是制定工作計劃。要求各地把學(xué)習(xí)貫徹 《規(guī)定》作為當(dāng)前和今后一個時期重要的基礎(chǔ)性工作，結(jié)合本地檔案管理工作實際，認真研究制定工作計劃，抓好動員學(xué)習(xí)和工作部署，有計劃分步驟地推動《規(guī)定》的貫徹實施。
二是搞好宣傳學(xué)習(xí)。抓住《規(guī)定》頒布實施的有利時機，加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。
三是抓緊建章立制。重點是指導(dǎo)各地建立健全檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎(chǔ)管理制度，同時要研究制訂分類、立卷等標(biāo)準(zhǔn)，將實現(xiàn)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于檔案管理的全過程。
四是加強基礎(chǔ)建設(shè)。指導(dǎo)各地積極爭取相關(guān)部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎(chǔ)設(shè)備、人員編制、經(jīng)費保障等基礎(chǔ)建設(shè)問題，逐步改善工作環(huán)境和工作條件。同時積極探索社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
五是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。重視和加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，探索建立分級負責(zé)、制度化的檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的體制和工作機制。積極組織檔案業(yè)務(wù)管理教材的開發(fā)和推廣，爭取同級檔案行政管理部門的支持，共同做好培訓(xùn)工作。
六是適時開展達標(biāo)考核。指導(dǎo)省級社保經(jīng)辦機構(gòu)認真履行社會保險業(yè)務(wù)檔案管理職能，依法對行政區(qū)域內(nèi)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。擬定下發(fā)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》和考評活動方案，按照部考評省一級，省級考評市縣的原則，精心組織好考評驗收。力爭用3年左右的時間，使全系統(tǒng)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理基本實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo)。
記者：在推進民生檔案更好地保障權(quán)益、方便群眾方面你們還準(zhǔn)備采取哪些具體措施？
中心負責(zé)人：社會保險業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，加強檔案管理，確保檔案資料安全、完整，本身就是維護和保障參保人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。在加強管理、確保安全的基礎(chǔ)上，我們還要指導(dǎo)各地加強對檔案資料的合理開發(fā)和利用，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定做好檔案向民眾開放工作，完善業(yè)務(wù)流程，改進查詢手段，提高查詢效率，方便參保單位和個人及時便捷地查詢和利用檔案。同時我們還將要求有條件的地方，加強對檔案信息資料的整理和綜合分析，挖掘其中對規(guī)范經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理和服務(wù)社會大眾的有價值的各類信息，及時提供給有關(guān)機構(gòu)或向社會發(fā)布，以更好地發(fā)揮社會保險業(yè)務(wù)檔案在規(guī)范經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理、主動服務(wù)社會大眾方面的積極作用，滿足社會各方面對檔案管理和利用的合理需求。
